Dalam bahasa yang sederhana, Pedoman Kearsipan merupakan suatu kesepakatan dari suatu komunitas untuk menyeragamkan tata cara dalam melaksanakan pengelolaan arsip yang dirumuskan secara sistemik.
Teori-teori kearsipan merupakan komponen utama dalam penyusunan pedoman kearsipan. Hal ini karena dari teori inilah teknis pengelolaan arsip dengan segala aspek yang terkait dapat dirumuskan. Akan tetapi aspek teoritis saja tidak cukup, tetapi harus dipertimbangkan hal-hal yang bersifat praktis dan realistis. Kondisi riil yang ada pada setiap organisasi yang akan menyusun pedoman merupakan hal yang tidak dapat diabaikan. Teori kearsipan wajib disesuaikan dengan kondisi riil yang ada.
Pedoman Kearsipan memiliki 4 pilar utama yaitu:
Sebaik apapun Pedoman ini tidak ada gunanya apabila tidak dapat diaplikasikan. Oleh karena itu sosialisasi dan pelatihan merupakan kegiatan penting agar SDM yang ada mampu memahami dan melaksanakannya.